Cuenta de administrador de Google Ads: cómo gestionar varias cuentas

Una cuenta de administrador de Google Ads es la herramienta que creó Google para quien gestiona más de unas pocas cuentas de Google Ads: un solo inicio de sesión, un único lugar para vincular las cuentas de los clientes, controlar quién ve qué y sacar informes de todas ellas. Las agencias siguen llamándola MCC, pero las decisiones de configuración que tomes la primera semana deciden si se mantiene ordenada con 50 cuentas o se convierte en un laberinto de permisos.

Esta guía es la equivalente en Google de nuestra guía de configuración de Meta Business Manager (Meta ahora llama a Business Manager cartera comercial). La lógica es parecida, pero el modelo de vinculación, propiedad y facturación de Google tiene sus propias reglas, y cada dato de esta guía sale de páginas de la Ayuda de Google Ads que hemos revisado.

Qué es una cuenta de administrador

Google describe la cuenta de administrador como una cuenta "paraguas" con cuentas individuales de Google Ads vinculadas por debajo. Según el resumen de Google sobre las cuentas de administrador, te permite:

• Iniciar sesión una vez para acceder a todas las cuentas vinculadas, incluidas otras cuentas de administrador
• Crear y gestionar campañas para las cuentas de los clientes desde un único panel
• Comparar el rendimiento y generar informes de varias cuentas a la vez
• Supervisar todas las cuentas vinculadas con alertas
• Crear cuentas nuevas de Google Ads o vincular las que ya existen
• Vincularte a un perfil de pagos para la facturación mensual

Hay dos detalles que importan desde el principio. Primero, una cuenta de administrador es una cuenta nueva, no una mejora de la que ya tienes. Segundo, Google permite hasta 20 cuentas de Google Ads por dirección de correo, contando las cuentas de administrador, y recomienda una cuenta de administrador cuando gestionas más.

Paso 1: crea la cuenta de administrador

La guía de creación de Google te lleva por un formulario corto:

1. Ve a la página principal de las cuentas de administrador y selecciona Ir a Cuentas de administrador.
2. Inicia sesión con el correo que quieres que sea propietario de la cuenta de administrador. Usa una dirección de empresa compartida, no el buzón de una sola persona.
3. Escribe un nombre de cuenta. Los clientes ven este nombre en su propia cuenta, así que usa el nombre comercial de tu agencia. Google ya no acepta URLs en los nombres de cuenta.
4. Elige el uso principal: gestionar tus propias cuentas o gestionar las de otras personas.
5. Elige el país y la zona horaria. Google indica que la zona horaria no se puede cambiar, y afecta a los informes y a la facturación.
6. Elige una moneda. Es permanente para la cuenta de administrador, mientras que las cuentas de los clientes siguen facturando en sus propias monedas.

Trata la zona horaria y la moneda como decisiones definitivas. Si reportas a clientes de varias regiones, configura la cuenta de administrador en la zona en la que tu equipo de finanzas cierra el mes.

Paso 2: vincula las cuentas de los clientes

Tienes dos caminos: crear cuentas nuevas desde la cuenta de administrador (se vinculan automáticamente) o vincular cuentas que ya existen. Para las cuentas existentes, los pasos de vinculación de Google son:

1. En la cuenta de administrador, abre el icono Cuentas y luego Configuración de subcuentas.
2. Selecciona el botón más y Vincular cuenta existente.
3. Escribe el ID de cliente, uno por línea si vinculas varias.
4. Revisa la vista previa y luego Enviar solicitud.

La solicitud llega por correo a las personas con acceso de administrador en la cuenta invitada. El cliente la acepta en Administrador > Acceso y seguridad > Administradores, o directamente desde el correo de invitación. Puedes retirar las solicitudes pendientes desde Solicitudes de vinculación enviadas, algo útil porque la página de errores de vinculación de Google limita a 20 las invitaciones pendientes por cuenta de administrador.

Qué cambia y qué no al vincular

Según el resumen de vinculación de Google, vincular deja la cuenta del cliente tal como estaba. Sus usuarios mantienen su acceso y sus permisos, y el acceso a la facturación no cambia. Además, la cuenta de administrador no se convierte en propietaria administrativa por defecto: el cliente tiene que activarlo.

Esa diferencia es el núcleo del acceso de las agencias en Google Ads. Sin propiedad, tu equipo puede gestionar campañas. Con propiedad, tus administradores también pueden gestionar los usuarios administradores del cliente y transferir o retirar la propiedad. Pide la propiedad solo cuando de verdad la necesites, y explica por qué en el correo de onboarding.

Paso 3: define los niveles de acceso de los usuarios

Las personas acceden a las cuentas de los clientes a través de la cuenta de administrador, así que su nivel de acceso ahí importa más que cualquier ajuste dentro de una cuenta de cliente concreta. Google enumera cinco niveles:

Lo que puede hacer un usuario administrador en la cuenta de un cliente también depende de la propiedad. Google indica que, sin ella, los administradores se limitan a acciones como invitar a usuarios estándar, de solo lectura o de solo correo electrónico. Algunas tareas, como reactivar una cuenta o desvincular otra cuenta de administrador, pueden requerir la propiedad o iniciar sesión directamente con credenciales de administrador.

El mínimo privilegio en la práctica: la mayor parte de tu equipo debería tener acceso Estándar. Reserva el acceso de Administrador a dos o tres personas concretas (nunca a una sola: si esa persona se va o pierde su cuenta de Google, pierdes el control de la jerarquía). Para un diseño de roles más amplio que cubra todas las plataformas con las que trabajas, consulta nuestra guía para configurar los roles del equipo de una agencia en las cuentas publicitarias.

Paso 4: decide sobre la facturación consolidada

La facturación consolidada agrupa muchas cuentas de Google Ads en una sola factura mensual en lugar de una factura por cuenta. Google enumera los requisitos:

• Una cuenta de administrador que actúe como administrador pagador único de todas las cuentas de la factura
• La configuración de pago de facturación mensual, que es una línea de crédito que se paga en las condiciones acordadas
• Una moneda por factura (si hay varias monedas, se genera una factura consolidada por moneda)
• Hasta 50.000 cuentas por factura

Google también señala dos exclusiones: las agencias de medios no pueden usar la facturación consolidada, y ya no se ofrece a los anunciantes de Francia. Muchas agencias prescinden de ella y dejan que cada cliente pague con su propia tarjeta o factura, lo que mantiene la inversión publicitaria fuera del balance de la agencia. Decídelo con tu responsable de finanzas antes de incorporar al primer cliente, porque mover cuentas entre pagadores más adelante es una transferencia de facturación formal que necesita aprobación.

Paso 5: usa las funciones entre cuentas

Vincular es solo la mitad del valor. Estas funciones son las que ahorran horas de verdad con una cuenta de administrador.

Etiquetas de cuenta

Las etiquetas de cuenta se crean en la cuenta de administrador y se asignan a cuentas de clientes o a subcuentas de administrador. Solo las cuentas de administrador pueden verlas, así que los clientes nunca ven tus etiquetas internas. Úsalas para el responsable del equipo, el sector, el nivel de contrato o el estado "en riesgo", y luego filtra la lista de cuentas por etiqueta.

Listas compartidas de palabras clave negativas

Desde la Biblioteca compartida de la cuenta de administrador puedes crear listas de palabras clave negativas para las cuentas de los clientes. Aparecen por defecto en la Biblioteca compartida de cada cliente, pero no cambia nada hasta que la cuenta del cliente aplica la lista a sus campañas. Cualquier edición posterior de la lista llega a todas las campañas que la usan, así que una sola actualización puede proteger muchas cuentas, y un solo error puede perjudicarlas todas.

Seguimiento de conversiones entre cuentas

El seguimiento de conversiones entre cuentas permite que varias cuentas compartan acciones de conversión creadas en la cuenta de administrador, con una sola etiqueta de Google. Las reglas de Google que debes conocer:

• Una cuenta usa conversiones propias de la cuenta o conversiones entre cuentas, no ambas
• Las cuentas de los clientes pueden ver las acciones entre cuentas, pero solo la cuenta de administrador puede editarlas
• Cambiar de método puede alterar los objetivos hacia los que pujan las campañas, así que revisa los objetivos de campaña después
• Mantén activa la etiqueta antigua hasta que haya pasado la ventana de conversión

Encaja con una marca que reparte su actividad entre varias cuentas para la misma web. Rara vez encaja con clientes distintos de una agencia.

Estrategias de puja entre cuentas

Las estrategias de puja entre cuentas son estrategias de cartera de Smart Bidding creadas a nivel de administrador y guardadas en la Biblioteca compartida de la cuenta de administrador. Google admite CPA objetivo, ROAS objetivo, Maximizar conversiones, Maximizar el valor de conversión, Maximizar clics y Cuota de impresiones objetivo para Búsqueda, y ROAS objetivo para Shopping. Cada cartera solo puede incluir campañas en una moneda. Ojo con el efecto secundario de la desvinculación: si una cuenta sale de la cuenta de administrador, sus campañas se quedan con una estrategia de puja no válida y dejan de mostrar anuncios hasta que alguien elige una nueva.

Si prefieres salvaguardas basadas en reglas en lugar de carteras de puja, nuestra guía de reglas automatizadas de Google Ads explica qué pueden cambiar las reglas nativas y dónde se quedan cortas.

Paso 6: planifica la jerarquía y los límites

Las cuentas de administrador pueden vincularse a otras cuentas de administrador, así que las agencias grandes suelen montar subcuentas de administrador por equipo, región o grupo de clientes. Los límites de la página de límites de las cuentas y de las páginas de vinculación de Google:

Google también limita la profundidad de la jerarquía, y una cuenta solo se puede vincular una vez dentro de la misma jerarquía. Sus páginas de ayuda no coinciden en la profundidad exacta (el resumen de vinculación habla de seis niveles y la página de errores de vinculación, de cinco niveles de administrador), así que mantén una estructura poco profunda: dos o tres niveles bastan para casi cualquier agencia.

Paso 7: refuerza la seguridad

Las directivas de seguridad para cuentas de administrador de Google permiten a los usuarios administradores fijar un mínimo para la cuenta de administrador y para todas las cuentas de las que es propietaria:

• Exigir la verificación en dos pasos o la Protección Avanzada a los usuarios que inician sesión, a partir de una fecha que tú eliges
• Restringir los dominios de correo permitidos, para que solo se puedan invitar direcciones del dominio de tu empresa (y del de tu cliente)

Las subcuentas pueden ser más estrictas que la directiva, pero no menos. Configura las dos el primer día. Las direcciones personales de Gmail en la cuenta de un cliente son la vía más habitual por la que antiguos freelancers mantienen el acceso mucho después de cuando deberían haberlo perdido. La página de verificación en dos pasos de Google explica las opciones para el segundo paso, desde una app de autenticación hasta una llave de seguridad.

Cuando un cliente se va

El offboarding es el momento en que las decisiones sobre la propiedad vuelven a ti. La guía de desvinculación de Google ofrece dos caminos:

• Desde el lado de la agencia: icono Cuentas, Configuración de subcuentas, marca las cuentas, Editar, Desvincular, revisa la vista previa y confirma.
• Desde el lado del cliente: Administrador, Acceso y seguridad, pestaña Administradores, Quitar acceso y confirma.

En los dos casos necesitas acceso de administrador. La página de errores de Google añade una regla que pilla a las agencias por sorpresa: toda cuenta debe conservar un usuario con acceso de administrador o una cuenta de administrador con propiedad administrativa. Si creaste la cuenta desde tu cuenta de administrador y nadie del cliente tiene acceso de administrador, invita primero a su administrador y luego desvincula. Recuerda el efecto secundario sobre las estrategias de puja que vimos antes y saca las campañas de las carteras entre cuentas antes del traspaso.

Errores habituales

Crear la cuenta de administrador con un correo personal. Esa dirección se convierte en un punto único de fallo. Usa un buzón de empresa compartido y al menos dos administradores.

Pedir la propiedad por defecto. Los clientes hacen bien en desconfiar. Pídela cuando tengas un motivo concreto y ofrécete a devolverla al terminar el contrato.

Hacer administrador a todo el mundo. El acceso Estándar cubre el trabajo diario con las campañas. Los permisos de administrador deberían ser pocos y nominativos.

Aplicar listas compartidas sin un paso de revisión. Una sola palabra clave negativa equivocada en una lista compartida puede bloquear el tráfico de todas las campañas que la usan.

Confundir las etiquetas de cuenta con las de campaña. Las etiquetas de cuenta están en la cuenta de administrador y los clientes no las ven. Las etiquetas de campaña están dentro de cada cuenta de cliente, donde el cliente sí puede verlas.

Olvidar el resto del plan de medios. Una cuenta de administrador solo ve Google Ads. Si tus clientes también invierten en Meta, TikTok o Snapchat, sigues teniendo varios paneles que cuadrar. Nuestro marco para gestionar anuncios en varias plataformas muestra cómo unirlos.

Más allá de Google: una sola vista para todas las plataformas

La cuenta de administrador resuelve el acceso y los informes dentro de Google. La mayoría de las agencias trabajan además con carteras comerciales de Meta, Business Centre de TikTok y más, cada uno con su propio modelo de permisos. Ese es el hueco que cubre Wevion.

Wevion conecta seis plataformas (Google, Meta, TikTok, Snapchat, Taboola y Outbrain) a través de sus APIs oficiales, con OAuth en el caso de Google, y las sincroniza en una sola vista aproximadamente cada 15 minutos. Puedes dar a cada cliente su propio workspace y asignar roles de equipo para que un media buyer solo vea los clientes que lleva, sin que nadie comparta accesos a las plataformas. Nuestro caso de estudio sobre cómo incorporar las cuentas de los clientes sin compartir un acceso muestra cómo lo hizo una agencia.

Wavo, el copiloto de IA, puede leer esas cuentas y proponer cambios de presupuesto o de estado que tú apruebas antes de que pase nada. Tu cuenta de administrador de Google sigue siendo el lugar del acceso y la facturación, y Wevion se convierte en el sitio donde comparas y actúas en todas las plataformas.

Pruébalo en tus propias cuentas con una prueba gratuita de 14 días en el plan Pro, sin tarjeta.

Puntos clave

• Una cuenta de administrador de Google Ads (antes MCC) es una cuenta paraguas independiente, no una mejora
• La zona horaria y la moneda son permanentes, así que elígelas con finanzas
• Vincular no cambia los usuarios del cliente ni te da la propiedad; es el cliente quien la concede
• Da acceso Estándar a la mayoría y mantén al menos dos administradores con nombre y apellidos
• La facturación consolidada necesita un administrador pagador y facturación mensual, y no está disponible para agencias de medios
• Usa con criterio las etiquetas de cuenta, las listas negativas compartidas, las conversiones entre cuentas y las estrategias de puja entre cuentas
• Impón la verificación en dos pasos y los dominios permitidos con las directivas de seguridad desde el primer día
• Antes de desvincular, asegúrate de que el cliente tiene su propio administrador y saca las campañas de las estrategias de puja compartidas