Propiedad de las cuentas publicitarias en una agencia: quién es dueño de qué

La propiedad de las cuentas publicitarias en una agencia decide quién se queda la cuenta publicitaria, el historial del píxel, la página y las audiencias cuando termina la relación con un cliente. La mayoría de los conflictos entre agencias y clientes empiezan porque nadie lo dejó por escrito la primera semana. La solución es sencilla: los activos son del cliente y la agencia los usa en préstamo.

Nuestras guías de configuración cubren la mecánica. Para la estructura del día a día, consulta cómo gestionar varias cuentas publicitarias de Facebook y la guía del portfolio comercial de Meta. Meta ahora llama portfolio comercial al antiguo Business Manager, y usamos ese nombre en todo el artículo.

Por qué la propiedad importa más que el acceso

En un día normal de trabajo, la propiedad y el acceso parecen lo mismo, porque los dos permiten a tu equipo lanzar, editar y reportar campañas. La diferencia solo aparece en los peores momentos: cuando un cliente se va, cuando falla un pago o cuando alguien pierde su cuenta personal de Facebook.

Meta es explícita sobre la trampa más grande. Su página sobre dar acceso a un partner a los activos de la empresa indica que, una vez creada una cuenta publicitaria en un portfolio comercial, no se puede transferir al portfolio de otra empresa. Una agencia que crea una cuenta publicitaria "para" un cliente en su propio portfolio se queda con esa cuenta para siempre.

La misma lógica vale para TikTok. La guía de TikTok para crear cuentas publicitarias indica que el Business Center es dueño de las cuentas publicitarias creadas en él.

¿Quién debe ser dueño de cada activo?

Cada activo del stack publicitario de un cliente tiene un dueño natural, y para una agencia que gestiona clientes de ecommerce la respuesta casi siempre es el cliente. Usa esta tabla como punto de partida:

Meta también limita cuántos portfolios puede crear una persona. Su página sobre crear un portfolio comercial indica que una cuenta personal puede crear hasta 2 portfolios comerciales, y que un activo solo puede pertenecer a uno. Pide a tus clientes que creen su portfolio con un administrador de la empresa, no con el perfil personal de un freelance.

Píxeles y datasets

Los datasets guardan el historial de conversiones del que aprende la entrega de Meta, y por eso son el activo que más echa de menos un cliente tras una salida desordenada. La página de fuentes de datos de Meta sitúa los datasets dentro del portfolio comercial, y se comparten con los partners como cualquier otro activo. Mantén el dataset en el portfolio del cliente y da a tu agencia acceso para usarlo.

Páginas

Solicitar acceso a una página no es lo mismo que ser su dueño. La página de Meta sobre solicitudes de acceso a páginas explica que no te quedas con la propiedad, solo pides permiso para hacer ciertas tareas. Es justo lo que necesita una agencia.

¿Qué es el acceso de partner y cuánto deberías pedir?

El acceso de partner es el mecanismo que permite a un portfolio comercial trabajar sobre los activos de otra empresa sin que nadie comparta sus credenciales. Según la página de acceso de partners de Meta, el dueño puede conceder:

• Control total: el partner puede gestionarlo todo, pero no puede compartir el activo con otra empresa
• Acceso parcial: permisos por tareas, como gestionar anuncios o crear contenido

Solo alguien con control total del portfolio comercial propietario puede añadir partners, y el dueño necesita el ID de tu portfolio comercial. Pide acceso parcial con las tareas que de verdad usas. El control total sobre la cuenta publicitaria de un cliente hace a tu agencia responsable de cosas que no necesita tocar, como los métodos de pago. Nuestra comparativa entre permisos nativos y una capa de acceso dedicada explica cómo acotar los accesos de tu propio equipo por encima.

En TikTok, los partners funcionan igual: el cliente comparte cuentas publicitarias, píxeles y catálogos con tu Business Center. Nuestra guía de TikTok Business Center para agencias recoge los pasos. En Google, vincular la cuenta de un cliente a tu cuenta de administrador no te da la propiedad administrativa por defecto, que es el punto de partida correcto.

Cuándo tiene sentido que los activos sean de la agencia

Que la agencia sea la dueña es la excepción, y solo funciona cuando las dos partes lo acuerdan por escrito antes de gastar un euro. Casos típicos:

• Revendes medios. Compras espacio publicitario y facturas al cliente un paquete cerrado. Tú pagas a Meta, así que es razonable que la cuenta sea tuya. Nuestra guía sobre la facturación de Meta Ads en agencias explica el riesgo de crédito que asumes.
• Pruebas cortas. Dos semanas de prueba antes de que el cliente se comprometa, con un plan acordado para reconstruirlo todo en el portfolio del cliente.
• El cliente no tiene contacto técnico. Incluso así, ayúdale a crear su propio portfolio en lugar de alojar tú sus activos.

Si eres dueño de activos de un cliente, documenta cuáles, qué recibe el cliente a la salida y cuánto tiempo conservas los datos.

¿Qué pasa cuando el cliente se va?

El final de la relación con un cliente es el momento en que vuelven todas las decisiones de propiedad que tomaste en el onboarding, para bien o para mal. Con activos del cliente, la salida es corta:

1. Acuerda por escrito la fecha de salida y la lista de entrega.
2. Exporta lo que necesites: informes, archivos creativos y definiciones de audiencias, antes de que se corte el acceso.
3. Entrega el trabajo creado por la agencia que figure en el contrato, como las convenciones de nombres o los archivos fuente de los creativos.
4. Liquida cualquier saldo si tu tarjeta o tu crédito financiaron inversión.
5. Elimínate como partner, o deja que el cliente te elimine.

La página de Meta sobre eliminar partners confirma que eliminar un partner también anula los permisos concedidos sobre los activos de la empresa. En TikTok, eliminar un partner le quita el acceso a todos los activos y cuentas que tenía asignados.

Con activos de la agencia, la salida es más dura. La cuenta publicitaria no se puede mover, así que el cliente empieza una nueva y pierde el historial asociado a la tuya. Si el cliente se lleva las audiencias, nuestra guía para reconstruir la biblioteca de audiencias de un cliente tras su salida muestra los pasos desde el lado del cliente.

Gestionar cuentas de tus clientes desde un solo lugar

Que los activos sean del cliente implica más relaciones de partner para la agencia, a menudo una por cliente y por plataforma, y ahí es donde el trabajo diario se dispersa entre pestañas.

Wevion conecta Meta, Google, TikTok, Snapchat, Taboola y Outbrain a través de la API oficial de cada plataforma con OAuth, deja la propiedad en el portfolio comercial o el TikTok Business Center de cada cliente y reúne a todos los clientes en un solo dashboard, con datos sincronizados cada 15 minutos aproximadamente.

Los workspaces de equipo con roles te permiten dar a un buyer junior acceso solo a los clientes que lleva, sin compartir contraseñas de las plataformas. Puedes probarlo con tus propias cuentas con una prueba de 14 días en el plan Pro, sin tarjeta al registrarte.

Conclusiones clave

• Los clientes deben ser dueños de su portfolio comercial, cuentas publicitarias, datasets, páginas y catálogos
• En Meta, una cuenta publicitaria no se puede mover a otro portfolio una vez creada
• TikTok Business Center es dueño de las cuentas publicitarias creadas en él
• Pide acceso de partner parcial, por tareas, en lugar de control total
• Solicitar acceso a una página no es lo mismo que ser su dueño
• Que los activos sean de la agencia solo tiene sentido para la reventa de medios o pruebas cortas acordadas
• Eliminar un partner anula sus permisos, así que exporta informes y archivos antes de la fecha de salida